Menuju Tahun Ajaran Baru 2015/2016 dan Batas Akhir Cut Off BOS-SM 1 Juli 2015

Yth. Bapak/Ibu

1. Kepala SMA/SMK/SMLB

2. Kepala MKKS

3. Teman-Teman Operator Dapodikmen

di Seluruh Nusantara

Assalamu’alaikum Wr. Wb......

Alhamdulillah Puji Syukur Kita panjatkan kepada Allah SWT, pada bulan Juni ini kita telah mulai memasuki semester ganjil tahun ajaran 2015/2016 serta memasuki babak baru periode Juli - Desember 2015 penyaluran dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) Sekolah Menengah. Sehubungan dengan hal tersebut, setelah mencermati Juknis BOS SMA/SMK tahun 2015 diketahui bahwa batas akhir Cut Off ke-1 BOS SM 2015 untuk periode Juli - Desember 2015 adalah tanggal 1 Juli 2015.

Dalam rangka penyuksesan penyediaan Data Pendidikan Menengah untuk penyaluran BOS SM 2015 untuk periode Juli - Desember 2015, Tim Dapodikmen Pusat telah melakukan beberapa langkah-langkah sebagai berikut diantaranya :

1. Penyempurnaan Aplikasi Dapdikmen sesuai masukkan dari para operator dapodikmen.

2. Melakukan pengaktifan referensi Semester Ganjil 2015/2016. Dengan demikian sekolah telah dapat melakukan update untuk dapat login dan melakukan proses periodikal pada semester ganjil tahun ajaran 2015/2016. Secara teknis proses periodikal yang dapat dilakukan adalah (a) melakukan proses kelulusan untuk siswa Kelas XII Tahun Ajaran 2014/2015, (b) melakukan proses kenaikan kelas, dan (c) melakukan up date seluruh data pada semester Ganjil 2015/2016.

Selanjutnya, Kami mohon teman-teman operator dapodikmen segera melakukan update data dengan beberapa langkah-langkah teknis sebagai berikut:

1. Login pada semester Genap 2014/2015 kemudian melakukan validasi dan sinkronisasi.

2. Setelah selesai sinkronisasi, log out/keluar dari aplikasi kemudian lakukan refresh (ctrl + f5).

3. Silahkan login ke semester Ganjil 2015/2016, kemudian melakukan proses update data:

a) Update data sekolah

Lakukan update data identitas sekolah dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data yang masih kosong dan edit data yang mengalami perubahan. Data pendukung Identitas sekolah meliputi: data periodik, sanitasi, blockgrant, Yayasan, Program pengajaran dilayani/Paket Keahlian dilayani/Jenis ketunaan, s/d akreditasi.

b) Update data Sarpras

Lakukan update data sarana prasarana dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data ruangan yang belum masuk dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data periodik di semester Ganjil 2015/2016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat menggunakan tombol “ Salin semua data periodik”. Fungsi tombol ini akan menyalin data isian data periodik yang telah diisikan di semester sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan.

c) Update data PTK

Lakukan update data PTK dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data PTK yang belum lengkap dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data penugasan di semester Ganjil 2015/2016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat menggunakan tombol “ Salin penugasan”. Fungsi tombol ini akan menyalin data isian penugasan PTK yang telah diisikan di Tahun Ajaran sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan. Cek dan update juga data pendukung PTK meliputi: data Anak, bea siswa, buku yang pernah ditulis dan seterusnya sampai dengan data riwayat jabatan fungsional.

d) Update data Peserta Didik

Lakukan update data Peserta Didik dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data Peserta Didik yang belum lengkap dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data periodik di semester Ganjil 2015/2016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat menggunakan tombol “ Salin Data Periodik”. Fungsi tombol ini akan menyalin data isian periodik Peserta Didik yang telah diisikan di semester sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan. Cek dan update juga data pendukung Peserta meliputi: data prestasi, beasiswa.

e) Melakukan Proses Kelulusan kelas XII Tahun Ajaran 2014/2015

Silahkan login ke semester Ganjil 2015/2016 kemudian masuk ke tab Pesera Didik. Pilih dan berikan cek list pada pseserta didik yang akan diluluskan, untuk mempermudah pemilihan siswa kelas 12, pada tab peserta didik pilih tampilkan semua data, kemudian tekan kolom “tingkat kelas saat ini” maka data siswa akan terkumpul sesuai rombelnya. Pilih siswa dan tekan shift untuk melakukan pemilihan siswa dan selanjutnya klik pada tombol “Proses bersama kelulusan”. Pada window proses kelulusan, isian “Keluar karena = pilih “Lulus”, isian “Tanggal Keluar sekolah” = isi “15 Mei 2015”, isian “Alasan” = isi “Lulus”. Proses selengkapnya diuraikan pada Buku Panduan Sukses Implementasi Dapodikmen.

f) Update data Rombongan Belajar/Kenaikan Kelas

Sebelum melakukan proses Kenaikan Kelas ini, pastikan sudah melakukan kelulusan siswa seperti point e). Lakukan update data Rombongan Belajar dengan melakukan proses kenaikan kelas, pada semester Ganjil 2015/2016 maka data rombongan belajar akan kembali kosong. Silahkan masuk menu “Kenaikan Kelas” dan lakukan proses kenaikaan kelas untuk seluruh rombongan belajar kelas X dan XI. Secara teknis setelah diklik menu “Kenaikan Kelas” maka ditampilkan form Naik Kelas, pilih salah satu rombel dan klik tombol “simpan dan tutup” , lakukan satu persatu untuk seluruh rombel.

Apabila pada semester Ganjil 2015/2016 terjadi perubahan anggota rombel dikarenakan ada perpindahan siswa atau anggota setiap rombel diatur ulang, maka lakukan perubahan dengan prosedur mengeluarkan siswa yang pindah/dipindah dari rombel lama kemudian dimasukkan ke rombel yang baru. Pengeditan nama rombel sebaiknya dilakukan setelah menyelesaikan proses kenaikan kelas untuk seluruh rombel. Bila anggota rombel semester ganjil 2015/2016 tidak sama dengan semester sebelumnya (sekolah mengadakan pengacakan anggota rombel), maka langkah yang dilakukan adalah membuat Rombel Baru dan memasukkan Siswa ke dalam rombel secara manual, pada jenis pendaftaran pilih “naik kelas”. Dalam hal ini tombol kenaikan kelas tidak digunakan.

g) Validasi dan Sinkronisasi

Setelah semua proses update data di aplikasi Dapodikmen (di komputer lokal) dilakukan maka proses selanjutnya adalah melakukan proses validasi dan sinkronisasi. Pada proses validasi pastikan invalid = 0 (nol) jika telah melakukan penambahan data. Hasil dari update data melalui proses sinkronisasi dapat dilihat saat login sebagai operator sekolah di manajemen Dapodikmen (laman:dapo.dikmen.kemdikbud.go.id.

Secara umum langkah-langkah yang diuraikan di atas adalah proses teknis untuk melakukan update data pada Aplikasi Dapodikmen di Tahun Ajaran 2015/2016, dimana dalam pelaksanaannya dapat menyesuaikan dengan proses periodikal di Sekolah.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu serta teman-teman operator sekalian, kami ucapkan terima kasih

Lakukan update Dapodikmen sekarang…..

Jangan Tunda Sampai Esok……

Selamat Bekerja….

Salam Satu Data Dapodikmen….

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Kepala Sub Bagian Data dan Informasi

Ditjen Pendidikan Menengah

Arie Wibowo Khurniawan